L’extrait Kbis et les statuts sont les pièces d’identité d’une société. Produits devant un greffe, une administration, une banque ou un partenaire étranger, ils supposent une traduction assermentée.
Traductrice-interprète assermentée et expert judiciaire près une cour d’appel, j’interviens en français, espagnol et anglais, auprès des entreprises, des directions juridiques, des cabinets et des études notariales.
Démarches concernées
- Immatriculation d’une filiale ou d’une succursale à l’étranger
- Enregistrement en France d’une société étrangère et ouverture d’établissement
- Réponse à un appel d’offres ou à un marché public international
- Ouverture d’un compte bancaire et procédures de conformité
- Opération de cession, de fusion ou d’acquisition, et due diligence
- Production d’une pièce devant une juridiction ou une administration fiscale
- Signature d’un acte notarié par une société étrangère
- etc…
Les équivalents étrangers du Kbis
Aucun pays ne délivre exactement l’équivalent du Kbis, et cette différence est source de rejets. Selon l’origine, la pièce transmise peut être :
- Royaume-Uni. Le certificate of incorporation atteste la création de la société mais ne renseigne ni les dirigeants actuels ni le siège. C’est le company profile ou l’extrait courant du registre qui joue ce rôle. Une administration française qui réclame un équivalent du Kbis attend généralement ce second document.
- Espagne. Le Registre du commerce délivre la nota simple, à valeur informative, et la certificación, seule à faire foi. Demandez la seconde pour un usage officiel.
- États-Unis. Les documents relèvent de chaque État : articles of incorporation pour la constitution, certificate of good standing pour attester que la société est en règle. Les deux sont souvent demandés ensemble.
- Amérique latine. L’inscription figure fréquemment dans un acte notarié constitutif, complété par un certificat du registre du commerce local.
Faites préciser par écrit ce que l’autorité destinataire attend exactement avant de commander la pièce. La traduction restitue son intitulé d’origine et l’autorité émettrice, sans l’assimiler à un Kbis.
Documents traduits
- Extrait Kbis et ses équivalents étrangers
- Statuts constitutifs et statuts mis à jour
- Procès-verbaux d’assemblée générale et décisions d’associé unique
- Inscriptions modificatives, transferts de siège, changements de dirigeants
- Attestations de vigilance et de régularité fiscale et sociale
- Registre et certificats de bénéficiaires effectifs
- Pouvoirs, délégations de signature et procurations
- Comptes annuels et rapports de gestion déposés au greffe
- etc
Les formes sociales ne sont pas converties
Une SARL reste une SARL, une Sociedad Limitada reste une Sociedad Limitada, une Limited reste une Limited. Ces formes n’ont pas d’équivalent strict d’un droit à l’autre : régime de responsabilité, capital minimum et organes de gouvernance diffèrent.
La traduction restitue l’intitulé d’origine et l’explicite lorsque c’est nécessaire. La qualification juridique relève de l’autorité destinataire, et une assimilation hâtive peut fausser l’appréciation d’un engagement ou d’une responsabilité.
Même principe pour les fonctions : director, officer, administrador único, apoderado ne recouvrent pas les mêmes pouvoirs qu’un gérant ou un président français. Ces intitulés sont conservés, car c’est d’eux que dépend l’étendue du pouvoir d’engager la société.
Ce qui est traduit dans les statuts
Dénomination, forme, siège, durée, objet social, capital et répartition, articles numérotés relatifs à la gouvernance, aux assemblées, aux cessions de parts et à la dissolution, ainsi que les annexes et l’état des actes accomplis.
La numérotation est conservée à l’identique, de manière à permettre les renvois. Les montants et devises ne sont pas convertis. Les mentions de dépôt au greffe, tampons et signatures sont traduits au même titre que le corps du texte.
Durée de validité et apostille
Un extrait de registre est presque toujours exigé daté de moins de trois mois. Commandez-le juste avant la traduction plutôt qu’en début de constitution du dossier : c’est la principale cause de reprise, donc d’une seconde traduction.
Pour un usage à l’étranger, l’extrait français doit souvent porter l’apostille, et l’autorité étrangère peut exiger que la signature du traducteur soit elle-même apostillée. L’exemplaire papier est alors indispensable.
Confidentialité
Les pièces transmises sont couvertes par le secret professionnel auquel je suis tenue en qualité d’expert judiciaire. Elles ne sont ni conservées au-delà de ce qu’exige l’exécution de la mission, ni communiquées à un tiers.
Langues
- Français <> Anglais
- Anglais <> Français
- Français <> Espagnol
- Espagnol <> Français
Pour toute question
Je me tiens à votre disposition pour répondre à toute question. N’hésitez pas à me contacter.