Traduction assermentée d’extraits de registres étrangers
Registres d’état civil, du commerce, de la propriété ou des professions : ces extraits font foi de ce qui est inscrit à une date donnée. Produits à l’appui d’un dossier administratif, notarié ou judiciaire, ils supposent une traduction assermentée.
Traductrice-interprète assermentée et expert judiciaire près une cour d’appel, je réalise cette traduction en français, espagnol et anglais, à distance et partout en France.
Registre d’état civil
Extraits de naissance, de mariage ou de décès délivrés sous une forme propre au pays d’origine. La distinction entre copie intégrale et extrait est déterminante : seule la première reprend la filiation et les mentions marginales, et c’est elle que réclament les administrations françaises.
Presque chaque pays délivre plusieurs formats sous des noms différents, et le format abrégé, souvent le moins cher et le plus rapide à obtenir, est régulièrement refusé. Vérifiez avant de commander : c’est ce qui bloque le plus souvent les dossiers.
Pays hispanophones
- Espagne. Le Registre civil délivre le certificado literal, reproduction intégrale de l’inscription avec les notas marginales, et le certificado en extracto, abrégé. Il existe aussi une version plurilingue destinée à circuler dans l’Union européenne. C’est le literal qu’il faut demander. Les certificats électroniques portent un code sûr de vérification qui doit rester lisible.-
- Mexique. L’acta de nacimiento est délivrée par le Registre civil de l’État concerné, aujourd’hui sous un format national imprimable en ligne, avec code de vérification et numéro d’identification personnel. Les copies anciennes, manuscrites ou dactylographiées, restent valables mais demandent une lecture attentive.
- Colombie. Le registro civil de nacimiento est délivré par la Registraduría, parfois par une notaría, et porte un numéro unique d’identification. Il ne faut pas le confondre avec la tarjeta de identidad ou la cédula, qui sont des pièces d’identité et non des actes d’état civil.
- Pérou. L’acta de nacimiento émane du RENIEC ou de la municipalité selon la date d’inscription. Les actes anciens tenus par les municipalités présentent des formats très variables.
- Chili. Le Registre civil délivre plusieurs certificats aux finalités distinctes, dont un destiné à toute démarche et d’autres réservés à des usages précis. Demandez celui qui vaut pour toute démarche, les autres sont incomplets.
- Argentine. L’état civil relève de chaque province, et la partida de nacimiento présente donc une mise en forme différente selon le lieu d’inscription. Une légalisation provinciale précède souvent l’apostille.
- République dominicaine. L’acta inextensa est la version complète, par opposition à l’extrait. C’est elle qui est attendue.
- Venezuela, Équateur, Bolivie et autres. L’acte peut émaner d’une municipalité, d’une préfecture ou d’un registre national selon la période. L’autorité émettrice est restituée telle qu’elle figure au document.
Pays anglophones
- Angleterre et pays de Galles. Le General Register Office délivre le full birth certificate, aussi appelé certified copy of an entry, qui mentionne la filiation, et le short birth certificate, qui ne la mentionne pas et qui est régulièrement refusé.
- Écosse. L’état civil relève du National Records of Scotland, qui délivre un extract de l’inscription, à la présentation différente de celle de l’Angleterre.
- Irlande du Nord et Irlande. Les registres sont distincts et délivrent leurs propres copies certifiées. Un acte irlandais n’est pas un acte britannique, la confusion est fréquente.
- États-Unis. L’état civil relève de chaque État. La pièce attendue est une certified copy portant un sceau en relief ou une impression de sécurité. Plusieurs États délivrent aussi des copies dites informatives, qui portent une mention indiquant expressément qu’elles ne valent pas preuve d’identité : elles sont inutilisables. D’autres proposent un abstract abrégé. Certaines villes tiennent par ailleurs leurs propres registres, distincts de ceux de l’État.
- Canada. Chaque province délivre son certificat, avec une version longue mentionnant les parents et une version courte qui ne les mentionne pas. Au Québec s’ajoute une distinction propre entre la copie d’acte, le certificat et l’attestation, aux contenus très différents : c’est la copie d’acte qui correspond à une copie intégrale.
- Afrique du Sud. Le certificat existe en version abrégée et en version non abrégée, cette dernière étant la seule à mentionner les deux parents. Son obtention demande souvent plusieurs mois, à anticiper.
- Australie et Nouvelle-Zélande. Les registres délivrent un certificat standard et des versions commémoratives ou décoratives, sans valeur administrative.
Registre du commerce et des sociétés
Équivalents étrangers de l’extrait Kbis, statuts, inscriptions modificatives, mentions de radiation, certificats de bénéficiaires effectifs. Ces documents sont demandés pour l’enregistrement d’une société étrangère en France, une opération de cession, un appel d’offres ou une procédure judiciaire.
Les formes sociales ne sont pas converties : une Sociedad Limitada reste une Sociedad Limitada, une Limited reste une Limited. La qualification juridique relève de l’autorité destinataire.
Registre de la propriété et registre foncier
Extraits fonciers et cadastraux, relevés de propriété, états hypothécaires. Ils interviennent dans les ventes immobilières transfrontalières et dans les successions internationales, où ils établissent la consistance du patrimoine.
Ces documents sont souvent structurés en rubriques numérotées et comportent des références cadastrales, des surfaces et des charges inscrites. La structure et les références sont conservées à l’identique, faute de quoi le rapprochement avec le bien devient impossible.
Registres professionnels et associatifs
Inscriptions ordinales, registres des professions réglementées, registres des associations et fondations, certificats d’affiliation. Ils servent à justifier d’un droit d’exercer ou de l’existence juridique d’une structure.
Ce qui est traduit
Intitulé du registre, autorité qui le tient, références d’inscription, contenu des rubriques, dates, mentions modificatives, codes de vérification électronique, tampons et signatures. La structure tabulaire du document est conservée, de manière à permettre la lecture ligne à ligne avec l’original.
Un point à ne pas négliger : ces extraits portent presque toujours une date d’édition et un code de vérification en ligne. Ce sont des éléments de validité, pas des mentions décoratives. Ils sont traduits et doivent rester lisibles sur le scan que vous transmettez.
La durée de validité
La plupart de ces extraits sont exigés récents, souvent moins de trois mois.
Commandez-les juste avant la traduction plutôt qu’en début de constitution du dossier : c’est la principale cause de reprise du document, et donc d’une seconde traduction.
Langues
- Français <-> Anglais
- Français <-> Espagnol
- Anglais <-> Français
- Espagnol <-> Français
Format de remise
La traduction certifiée est adressée par courrier suivi, revêtue du cachet et de la signature. L’exemplaire papier reste requis pour les dossiers soumis à légalisation ou apostille.
Pour toute question
Je me tiens à votre disposition pour répondre à toute question. N’hésitez pas à me contacter.