Un document destiné à circuler d’un pays à l’autre doit souvent être authentifié avant d’être produit.
Deux formalités existent, et une troisième situation s’ajoute : la dispense. Savoir laquelle s’applique évite des semaines de démarches inutiles.
Trois situations, pas deux
Vérifiez auprès de l’autorité destinataire laquelle de ces trois situations s’applique à votre dossier avant d’engager quoi que ce soit. C’est la question à poser en premier, et par écrit.
L’apostille
Procédure simplifiée, applicable entre les pays parties à la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Une seule formalité, dans le pays d’origine du document..
La légalisation
Procédure en chaîne, applicable avec les pays non parties à cette convention. Elle suppose une authentification dans le pays d’origine, puis une seconde auprès de la représentation diplomatique du pays de destination.
La dispense
Entre États membres de l’Union européenne, certains actes d’état civil circulent sans apostille. Des conventions bilatérales conclues par la France avec plusieurs pays prévoient également des dispenses.
Ce qui a changé en 2025
Pour les documents français, la délivrance de ces formalités a été transférée au notariat.
- Depuis le 1er mai 2025, l’apostille est délivrée par les notaires, par l’intermédiaire de quinze conseils régionaux ou chambres interdépartementales de notaires, en remplacement des parquets généraux des cours d’appel.
- Depuis le 1er septembre 2025, la légalisation relève des mêmes instances, en remplacement du bureau des légalisations du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères.
Les demandes se déposent en ligne sur la plateforme du notariat ou au guichet du centre compétent selon votre département. Une redevance s’applique, fixée par arrêté. Les apostilles sont principalement délivrées sous forme électronique.
Si vous consultez un site ou une notice qui renvoie encore vers la cour d’appel ou vers le ministère des Affaires étrangères, l’information est antérieure à la réforme. Cette confusion est encore très répandue, y compris sur des sites professionnels. Voir aussi les traductions destinées aux notaires.
Sur quoi porte l’apostille
Elle authentifie la signature et la qualité du signataire d’un acte public, ainsi que le sceau ou le timbre apposé. Elle ne porte ni sur le contenu du document, ni sur sa véracité, ni sur l’exactitude d’une traduction.
C’est le malentendu le plus fréquent : faire apostiller une traduction ne la rend pas plus valable. L’apostille atteste seulement que la personne qui a signé est bien celle qu’elle prétend être.
Deux cas se présentent, et ils peuvent se cumuler :
- Apostille sur l’acte : elle authentifie la signature de l’officier d’état civil, du greffier, du notaire ou de l’autorité émettrice.
- Apostille sur la traduction : elle authentifie la signature du traducteur assermenté. Certaines autorités étrangères l’exigent en plus de la première.
Cette seconde vérification suppose une signature manuscrite : l’exemplaire papier est alors indispensable.
Quels documents peuvent être apostillés
Seuls les actes publics le sont : actes d’état civil, actes notariés, décisions de justice et pièces de greffe, documents administratifs émanant d’une autorité, extraits de registres officiels.
Un document privé ne peut pas être apostillé en l’état : attestation sur l’honneur, contrat entre particuliers, lettre, procuration rédigée soi-même. Il faut d’abord lui donner un caractère public, en faisant certifier la signature de son auteur, généralement par un notaire. L’apostille porte alors sur la signature de ce notaire, et non sur le document lui-même.
Certains documents supposent par ailleurs une certification préalable par l’autorité qui les a émis avant de pouvoir être apostillés. C’est fréquemment le cas des diplômes et des documents d’enseignement. Renseignez-vous auprès de l’établissement émetteur.
Documents étrangers destinés à la France
Le raisonnement s’inverse : l’apostille est apposée dans le pays qui a délivré l’acte, par l’autorité que ce pays a désignée. Elle ne peut pas être obtenue en France, ni auprès du consulat du pays concerné en France, sauf exception.
Faites-la poser avant de me transmettre le document. Son texte fait partie de ce qui est traduit : une traduction établie avant l’apostille devra être complétée, et donc refaite.
L’autorité compétente varie fortement d’un pays à l’autre. Voir le détail pour l’Espagne et l’Amérique latine ou pour le Royaume-Uni et les États-Unis.
L’apostille électronique
De plus en plus de pays délivrent une apostille sous forme électronique, vérifiable en ligne au moyen d’un code ou d’un registre public. Elle a la même valeur qu’une apostille papier et se traduit de la même façon.
Transmettez le fichier tel que vous l’avez reçu, sans le réimprimer, le recadrer ni le photographier : le code de vérification et les éléments de sécurité doivent rester lisibles, faute de quoi l’autorité destinataire ne pourra pas contrôler l’authenticité.
Durée de validité
L’apostille n’a pas de durée de validité propre. En revanche, le document qu’elle accompagne en a souvent une : un acte d’état civil ou un extrait de casier judiciaire est fréquemment exigé daté de moins de trois ou six mois selon les administrations.
Conséquence pratique : ne prenez pas d’avance. Enchaînez obtention, apostille, traduction et dépôt dans un délai resserré, plutôt que de faire apostiller des pièces qui seront périmées au moment du dépôt.
L’ordre à respecter
- Demander à l’autorité destinataire ce qu’elle exige exactement : apostille, légalisation ou dispense, et sur quelle pièce.
- Obtenir le document auprès de l’autorité qui le délivre, dans le format complet attendu.
- Faire apposer l’apostille ou la légalisation dans le pays d’origine du document.
- Faire traduire l’ensemble, apostille comprise.
- Le cas échéant, faire apostiller la signature du traducteur. Je me chargerai de cette étape, les frais d’apostille seront à votre charge.
Une inversion entre les étapes 3 et 4 est l’erreur la plus courante, et elle impose de refaire la traduction.
Langues
- Français <-> Espagnol
- Espagnol <-> Français.
- Français <-> Anglais
- Anglais <-> Français.
Questions fréquentes
Faut-il apostiller la traduction ou l’acte ?
Cela dépend de ce qu’exige l’autorité destinataire. Certaines se contentent de l’apostille sur l’acte, d’autres demandent les deux. Posez la question avant, la réponse conditionne le format de remise.
Une apostille peut-elle être posée sur une photocopie ?
Non, sauf si la copie a été certifiée conforme par une autorité habilitée, qui devient alors le signataire authentifié.
Une apostille étrangère doit-elle être traduite ?
Oui. Bien que son format soit standardisé et ses rubriques numérotées, son contenu est rédigé dans la langue du pays émetteur et fait partie du document produit.
Que faire pour un pays non signataire de la Convention ?
La légalisation s’applique, en deux temps : authentification dans le pays d’origine, puis auprès de la représentation diplomatique du pays de destination. Comptez des délais nettement plus longs.
Pour toute question
Je me tiens à votre disposition pour répondre à toute question. N’hésitez pas à me contacter.